仕事で成果を出すことにも自分を輝かせることにもアクティブなワーキングウーマンのオンとオフの切り替え方や日ごろ感じていることなど素直に綴って行きます。また、コンサルティング会社や総合商社での秘書業務やアシスタント業務を経て身に付けたマナー、職場での円滑なコミュニケーション方法等もお話していくコーナーです。

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第19回　『年末の大掃除』

今年も残すところあと数日ですね。忘年会やら年賀状書きやら、仕事以外のことでも何かと忙しいこの季節。新年を気持ちよく迎えるための年末の大掃除もできるだけ効率よく済ませたいですよね。また、これを機会に、家の大掃除だけではなく、オフィスでの身の周りの大掃除も済ませたいものです。

実は私、お掃除（整理整頓）はそんなに得意な方ではないんです。そんな、お掃除が得意ではない私のお掃除のコツは、きっと誰にでも簡単に出来ることだと思いますので、私のお掃除のコツをお話ししたいと思います。

私が 1 番気を付けていることは、「いらないものはすぐに捨てる」です。捨てるだけなんて、物が少なくなっただけで整理されたことにならないんじゃないかと思いがちですが、実は、「捨てる」という行為をする時にポイントがあるんです。例えば、「いつか役に立ちそうだ」と思って取っておきたくなる資料などは、たいてい、役立つ時ってこないものじゃありませんか？そんな書類だけがどんどん溜まって行って、机の上が書類の山になってしまう、なんていう経験はありませんか？私は、「いつか役に立ちそうだ」と思われる資料などは、思い切って捨ててしまっています。ただし、捨てる前にもう一回読んで、自分の頭の中にインプットします。その後、ゴミ箱へ捨ててしまいます。これは少々勇気がいることなんですが、でもその分、頭にインプットする時に慎重になり、いつもよりも神経を集中して読んでいるような気がします。そうすると、その資料が役立つ時がやってきてしまった場合、「あー、あの時に捨てちゃった！」という後悔をするよりも先に、自然と、捨てる直前にインプットした内容を頭の中で辿って行くようになるんです。不思議と、なんとなく内容を思い出してくるものなんです。その資料が役立つ時が来た時に、その資料を机の上の書類の山から探すより、自分の頭の中の引き出しからパッと出す方が早いんです。それがうる憶えであっても、その記憶から逆に辿って行って、再度、資料を入手することもできる場合もあります。こんなふうに、「いらないものはすぐに捨てる」は、机の上の整理にもなりますし、同時に自分の頭の中への「情報インプット作業」にもなり、一石二鳥なんです。

また、整理整頓の基本は、「見える化」だと思っています。ものは、表に出ていないとごちゃごちゃしていなくて整理されているように見えます。でも、それは、ものが引き出しや棚の中に入っているだけで、その中がぐちゃぐちゃならば、整理整頓されていないのも同然ですよね。私は、引き出しや棚にものを入れる場合は、必ず、誰が見ても中に何が入っているかわかるように、見出しやラベルを書いたりして中身を明確にします。新しいファイルなどを作成する時も同様です。そうすると、私以外の人が何かを探す時も、すぐに見つけることができますし、私自身も、探しものをする時に時間がかからず、無駄な時間が省け、仕事の効率が上がるんです。見出しやラベルを作ったりして工夫をし、誰が見てもわかるようにするには最初にちょっと手間はかかりますが、その後の仕事の効率を考えれば、この最初の手間は無駄にはならないはずです。

もう 1 つ気をつけていることは、お掃除を 1 つの「大掛かりな作業」にしてしまわないことです。お掃除をやり始めるのがおっくうになるのは、やり始めると時間がかかり、労力を使いそうだと思うからなんです。だから、日ごろから、机の上がちょっとでも乱雑になってきたなと気づいた時に、まめにいらない書類を捨てたり、埃が溜まってきたなと思った時に、ティッシュペーパーなどでさっと拭くだけで、少しの埃なら、濡れた布きん等でわざわざ拭かなくても取ることができます。1分でできる作業を 10 回分溜めてしまうと、作業時間が 10 倍になってしまうわけですから、おっくうになるのも当然です。だから、1分でできるお掃除や整理整頓は、気づいた時にすぐにやるのがコツなんです。

普段、忙しい日々を送っている人こそ、年末の大掃除は、気分までも一新する良い機会だと思います。大掃除ついでに、1年を振り返ってみて「心の整理」をしてみるのも良いかもしれませんね。