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コラム

AYAの徒然草(7)   『秘書もプレイヤーに!』

仕事で成果を出すことにも自分を輝かせることにもアクティブなワーキングウーマンのオンとオフの切り替え方や日ごろ感じていることなど素直に綴って行きます。また、コンサルティング会社や総合商社での秘書業務やアシスタント業務を経て身に付けたマナー、職場での円滑なコミュニケーション方法等もお話していくコーナーです。

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第7回 『秘書もプレイヤーに!』

みなさんは、「秘書」と聞いてどんなイメージを思い浮かべますか?

気配り上手、世話好き、頭の回転が速い、気転が利く、言葉遣いやマナーが完璧、華やか、バッチリメイクでハイヒールに上質のスーツを着て颯爽と歩く・・・こんなところでしょうか?

「秘書業務」は、一見華やかに見えがちですが、実際は雑用も多く、人のために奉仕をする「縁の下の力持ち」的な業務です。上司の身の回りのお世話やスケジュール管理、会議のセッティング、出張のアレンジ、取引先の慶弔関係の諸手配、来客の対応等は当然の仕事ですが、上司が出張などで不在の時に、周囲で業務が滞りなく進むようにすることも秘書の重要な仕事の1つにもなってきます。

そして、上司の気分があまり良くないような時には、優しい声を掛け、少しでも気分を和らげてあげるというような、上司のメンタルな部分のケアもできれば、おそらく言うことはないでしょう。

また、一言で「秘書業務」と言っても会社の業績や規模によって業務内容はかなり異なります。大きな会社だと、社内の他部署との会議の調整など、全社的な視点でアレンジするような大掛かりな業務もあります。一方、当社のように小さな会社だと、会社の経営に直結する立派な基盤業務の1つにもなってきます。

いずれにしても、一般的には、秘書は「表舞台」には立たずに、「裏方」で支える秘書が模範的な秘書だと思われてきたような気がします。

インターネットや E-Mail などの IT 化が進んだ現代、様々な情報を容易に調べることができるようになり、また、世界中の人々と距離と関係なくリアルタイムで連絡が取れるようにもなりとても便利になりましたよね。そのお陰で秘書業務も、一昔前に比べるとかなりスピードアップされているのではないかと思います。

例えば、出張のアレンジ一つにしても、以前はぶ厚い時刻表を開いて一番早い行き方を自分で調べ、その後、電話や FAX で旅行代理店にチケットの手配を依頼していましたが、今は、行き方を調べることもチケットの手配を掛けることもネットで簡単にできてしまうようになりました。

また、取引先を訪問する日時を決めるための先方への連絡も、以前は相手の都合を見計らいながら電話をかけていましたが、今は時間を気にせずに E-Mailを一本入れておけば連絡を取ることができます。

それに、Word や Excel を駆使することにより、取引先への挨拶状のような量が多く作業も面倒な書類作成も、簡単に且つ迅速にできるようになり、秘書業務は一昔前と比べてかなり効率化されているのではないかと思います。

そんな秘書業務が効率化された現代、秘書が本来の秘書業務とは別の領域でも活躍できるようになればいいなぁと思うのです。文明の利器により業務が効率化されたことで、現代の秘書に求められる素養は、これまでの古典的な秘書に求められていたような素養とは変化してきていると私は思うからです。

私は昨年、当社で毎月一度開催していたセミナーの司会者に挑戦しました。それまで私は受付を担当していましたが、自ら手を挙げて司会を担当させていただきました。大勢の人の前で司会進行を 1 人ですることはとても勇気の要ることで、緊張の余り、前日は眠れない日もありました。でも、私が司会を担当することにより、それまで当社の男性社員が担当していた時とは一味違った雰囲気を出せる効果があると考えたのと、自分の新たな可能性を開拓したいと思ったことが自ら名乗り出た動機でした。そして、セミナーの受付から司会者への役割変更は、「裏方」から「表舞台」への変身でもあったのです。私は、「裏方」専門だった秘書業務の枠から飛び出した気分でしたが、秘書である私が出した結果がそのまま上司の評判につながるという意味では、社長秘書としてのプライドよりも背負いきれないほどのプレッシャーを感じての挑戦でもありました。だって、私のミスで上司の顔に泥を塗るようなことがあっては絶対にいけませんからね。毎回、是が非でも成功させないといけなかったのです。

このように、社長秘書の立場である私が出した成果は、良くても悪くてもそのまま上司の評判に直結します。秘書の私が「私」として活躍できる場があり、そしてそれが結果的には上司をサポートすることにもなる。そんな「表舞台」から支える秘書の一面と、気配りや優しさを持ち、良い人間関係を築く手助けができる「裏方」で支える一面の、両方を兼ね備えた秘書を私は目指しています。自動車で言うなら、ガソリンエンジンと電気モーターのいいとこ取りをしたハイブリッド車のようなイメージでしょうか。

みなさんも、ご自分の秘書やアシスタントの方がいらっしゃると思います。ただ業務を指示するだけではなく、どうしてこの人とこのタイミングで会うのか、どうしてこの作業を今やらないといけないのか、というようなほんの些細な説明でも面倒くさがらずに伝えることで、秘書に当事者意識を与え、作業へのモチベーションをあげることができるはずです。また、秘書業務に線引きをせず、秘書やアシスタントが活躍できる場があれば積極的に勧めて、秘書が脚光を浴びる機会を作ってみて下さい。秘書も立派な戦力なのです。秘書の活用は、自分の仕事の効率につながるはずです。それに、仕事のデキる人ほど秘書を活用しているように思いますよ。

<佐藤 彩子>

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